Reduzir custos são as palavras de ordem em tempos de crise. Os clientes diminuem a demanda, ocorrem atrasos de pagamento, enfim, há diversos motivos para não exagerar nos gastos e conter o máximo possível todos eles. O controle de combustível é um dos itens que merecem muita atenção, visto que dele depende toda e qualquer operação logística, independente do meio de transporte.
Trazemos hoje um artigo com 5 dicas simples e práticas para realizar o monitoramento e controle eficaz do combustível da sua frota e ajudar sua empresa a economizar dinheiro. Não deixe de conferir!
1. Parceria com o fornecedor
É importante para as empresas que possuem frotas fecharem contrato com um determinado fornecedor, priorizando os critérios mais relevantes como: menor preço da concorrência, qualidade, e deslocamento fácil para abastecimento. O acordo se estabelece por parte da empresa com o compromisso de não atrasar os pagamentos e repassar vales de abastecimento do veículo contendo as principais informações, tais como: veículo, placa, último km, km para o abastecimento, tipo de combustível, nome do condutor, data e a assinatura do gestor autorizando o abastecimento. O vale deve ser elaborado em uma gráfica com o timbre da empresa.
2. Controle de km por veículo
Outro fator importante é a atenção no limite de quilometragem, permitindo identificar se algum veículo não está trafegando acima do comum de acordo com sua rota diária. Esse monitoramento pode ser realizado diariamente por meio da utilização de planilhas de gestão voltadas exclusivamente ao abastecimento.
Esse controle indicará o consumo exato de combustível de cada veículo, permitindo que você saiba com precisão os gastos envolvidos nessas operações, identificando quais veículos e funcionários estão consumindo mais combustível e por que.
3. Meta de abastecimento por veículo
Com o controle de combustível também é possível definir uma quantidade de consumo real por veículo. Assim o gestor acompanha o consumo de cada veículo através da quilometragem rodada e fica sabendo quando está próximo de reabastecer um veículo, visando manter a estabilidade desses gastos junto ao fornecedor, podendo determinar inclusive se o condutor não está abastecendo mais que o necessário.
4. Controle de abastecimentos extras
Esse item corresponde ao controle daqueles veículos que por alguma necessidade particular ultrapassaram a meta de abastecimento de acordo com o programado pelo gestor. Além disso, deve-se atentar para que veículos que não fazem parte da frota evitem abastecer com os vales, mantendo o valor do repasse do fornecedor em acordo com os dados controlados e sem confundir ou desqualificar o controle.
5. Conferência do valor do repasse ao fornecedor
Dependendo do contrato com o fornecedor no fechamento dos vales (quinzenal ou mensal) o mesmo repassará uma planilha/fatura acompanhada de todas as autorizações informando os valores por veículo, comprovando a utilização do serviço. É importante o gerente responsável verificar cada vale e comparar com o seu controle as informações constantes da fatura emitida pelo fornecedor. Assim, ao realizar o cruzamento dos dados ele terá certeza de que não houve nenhum erro na cobrança, e caso haja poderá levantar o questionamento e/ou buscar novas negociações.
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Fonte: Softruck