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Aprimorando a gestão de abastecimentos da sua empresa em momentos de crise

Atualizado: 29 de Jun de 2018

A greve dos caminhoneiros terminou e os postos já não apresentam filas quilométricas com as restrição de abastecimentos. Os efeitos dessa paralisação, porém, serão sentidos ainda durante meses.


Empresas que possuem algum veículo próprio, ou terceirizado, mas que destinam parte de seus custos à manutenção dos abastecimentos desses veículos, sofreram bastante nas últimas semanas com a escassez e o desabastecimento ocasionado pela greve dos caminhoneiros. O País ainda conta os prejuízos advindos das paralizações, e os desdobramentos da greve poderão ser sentidos por muito mais tempo. Mas será que sua empresa está adaptada para enfrentar essas mudanças?


Em apenas 10 dias, a greve dos caminhoneiros conseguiu trazer à tona todas as falhas de um sistema de gestão de abastecimento presente a décadas, o de Faturamento em Postos.


Mas o que é o Faturamento?


O modelo é utilizado por milhares de empresas que buscam simplificar a gestão e o controle dos abastecimentos, e se baseia no fechamento um contrato com um determinado fornecedor (posto de combustível), priorizando os critérios mais relevantes como: menor preço da concorrência, qualidade, e deslocamento fácil para abastecimento.


O acordo se estabelece por parte da empresa com o compromisso de não atrasar os pagamentos e repassar vales de abastecimento do veículo contendo as principais informações, tais como: veículo, placa, último km, km para o abastecimento, tipo de combustível, nome do condutor, data e a assinatura do gestor autorizando o abastecimento. O vale deve ser elaborado em uma gráfica com o timbre da empresa e a análise e posterior conferência desses dados fica por conta do gestor ou responsável pela frota.


Os valores cobrados pelo litro de combustível variam muito nesse modelo, podendo chegar a apresentar até 0,20 centavos de acréscimo dado o prazo conseguido pela empresa e o volume total transacionado. Os preços também se alteram de acordo com a localização dos postos e as cotações de mercado.


Falhas do modelo


Apesar de trazer uma maior previsibilidade e na maioria das vezes, melhores prazos para pagamento, o modelo de faturamento conta com as seguintes falhas em todo o processo de abastecimento que, em momentos de escassez ou retenção da oferta, tornam-se insustentáveis:


Poucos locais de abastecimento


De modo geral, empresas que optam por faturar a prazo, acabam por internalizar por completo a gestão e o controle dos abastecimentos dos veículos. Com isso despendem horas no preparo e análise de cada abastecimento, comumente feito de forma manual, com os tickets de combustível impressos de forma personalizada.


Além disso, o gestor responsável precisa estar atento aos preços cobrados e aos volumes abastecidos pelo fornecedor. O resultado gerado pelo modelo traz uma certa previsibilidade dos gastos, mas o retorno muitas vezes é ofuscado pelo imenso trabalho absorvido pela empresa para realizar essa gestão de forma eficiente. Por esse motivo, o faturamento acaba restringindo a empresa à abastecer em apenas um ou dois fornecedores específicos, impossibilitando o gestor de usufruir de benefícios simples de mercado, como a concorrência entre os postos e vários pontos de abastecimento.


Aumento de fraudes


Por melhor que seja o controle, fraudes e desvios de valores acontecem com frequência no modelo de pagamento via faturamento. A menor rotatividade de postos, assim como a baixa automatização do processo, eventualmente leva à alguns motoristas descumprirem as políticas de uso dos veículos estabelecidas pela empresa, criando rotinas de abastecimento favoráveis à desvios e extravios de combustíveis, ampliando os gastos de forma silenciosa e muitas vezes imperceptível pelo gestor.


Desvios de rota constantes


Durante a escolha de um fornecedor, o principal fator determinante ainda é a localização. Empresas e gestores buscam sempre um posto próximo, que atenda a movimentação dos veículos da forma mais eficiente. Mas a verdade é, se sua empresa possuí uma frota de veículos, eles têm de estar prontos para se deslocarem onde forem requisitados.


O modelo de faturamento muitas vezes impede que a empresa faça mais de uma entrega ou coleta dada a necessidade de retornar ao posto fornecedor para reabastecer. Isso amplia, e muito, o consumo e o custo por transporte, podendo por em cheque toda a economia gerada no processo de gestão via faturamento com apenas alguns desvios de rota por mês.


Se o faturamento não funciona, o que fazer?

Buscar soluções eficientes é uma rotina que deve ser implantada por toda empresa, e o controle de combustível não pode ser uma exceção. Procure entender qual o volume de gastos atuais da sua empresa e procure aplicar soluções que atendam às necessidades da sua frota, em todos os momentos.


O mercado já conta com soluções de automatização de pagamentos de combustíveis, como cartões de frota, que prometem resolver todas as falhas do faturmento, sem gerar nenhum retrabalho ao gestor durante o controle e análise dos gastos dos veículos. O problema final acaba sendo os custos dessas plataformas, que trabalham com um modelo de cobrança por usuário, e por acrescimento no preço do litro abastecido.


Uma outra opção é a Litroz, uma plataforma inovadora que consegue aliar os melhores preços do faturamento, e a praticidade e a eficiência dos cartões de frota.

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Fonte: Litroz

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